Como trabalhar de forma organizada dentro do consultório odontológico

Além do profissionalismo que é passado para o cliente, esse processo de organização pode fazer com que seu dia renda ainda mais. A única coisa que varia é a forma como você vai fazer isso. Reunimos aqui oito dicas que são universais e podem ser usadas, com as devidas adaptações, em qualquer consultório:

     1- Separe um tempo

Não espere chegar e encontrar seu consultório todo organizado da noite para o dia. Este é um processo que demanda tempo e quanto mais bagunçado o ambiente estiver, mais trabalho você terá para organizá-lo. Não se desanime por causa disso.

Aqui a dica principal é trabalhar em parcelas. Se você decidiu organizar o estoque primeiro, concentre-se nele e faça um trabalho bem feito, criando inclusive um método de organização para o futuro.

Faça um pequeno planejamento de quando pretende arrumar cada espaço e cumpra-o. Pode até demorar um pouco para tudo ficar pronto, mas os resultados vão compensar.

     2- Equipamentos

O consultório odontológico é um espaço que possui diversos equipamentos, sejam os usados durante os tratamentos ou até mesmo os da secretaria. Como nem todos são usados a todo momento, é preciso ter um espaço onde seja possível guardá-los de forma organizada e assim você saberá exatamente onde encontrá-los quando precisar.

Tenha um cuidado especial com equipamentos que possuem fio. Se eles são fixos em um determinado lugar, faça com que esses fios também sejam fixos, seja com canaletas no chão ou mesmo mantendo-os enrolados em um lugar específico.

     3- Controle a agenda

Grande parte da organização do consultório parte da sua própria organização. E você pode até ser muito bom em deixar os materiais em ordem, mas se a sua agenda não estiver 100% é capaz de tudo desandar ao longo do dia.

É ela a responsável por te lembrar dos compromissos e tarefas que você precisa fazer. Ao desregular o controle de sua agenda, é provável que você gaste seu tempo de forma improdutiva e, com isso, todo o restante do processo de organização seja comprometido. Isso sem falar no desgaste que isso pode acarretar em sua imagem profissional.

     4- Sistema eficiente de esterilização

Os materiais odontológicos que não são descartáveis precisam ser esterilizados antes do próximo uso e, portanto, este é um processo-chave na hora de organizar seu consultório.

Você precisa manter uma escala de esterilização na qual você saberá exatamente quais materiais precisam ser e quais já foram esterilizados. Além disso, manter um espaço destinado a esse tipo de material, que seja organizado e de fácil acesso, é fundamental.

     5- Organização do estoque

Da mesma forma que falamos sobre os equipamentos, aqui também é preciso de um espaço que seja dedicado exclusivamente ao estoque de materiais de seu consultório.

Além de mantê-lo organizado de acordo com o sistema que melhor se adeque a você, o principal é fazer um controle eficiente dele. Só assim você saberá exatamente qual tipo de material precisa ser reposto e evita inconvenientes na hora da consulta.

     6- Cuidado com os documentos do paciente

Todo o tratamento de um paciente envolve muitos documentos. Cadastro, exames, radiografias, laudos, planos de tratamento, orçamentos. Tudo gera um documento novo. Saber como organizá-los é essencial para manter o consultório em ordem e facilitar a busca por informações no futuro.

Se você faz tudo isso em papel, é necessário criar um arquivo que comporte todos esses materiais, além de estabelecer um processo de organização e localização. Caso faça isso de forma virtual, organize os documentos em pastas e crie um método para localizá-los depois, seja através pastas com o nome tratamento ou o nome do paciente, por exemplo. Existem softwares que já fazem isso automaticamente e são voltados para a odontologia, atendendo as suas necessidades como dentista.

    7- Descarte

Um dos principais pontos da organização é saber o que deve e o que não deve ser armazenado. Guardar materiais que já passaram da data de validade, por exemplo, é um desperdício de espaço.

O mesmo com documentos que já não têm mais validade legal. Preste atenção nesses detalhes e faça uma revisão periódica daquilo que foi arquivado anteriormente.

     8- Mantenha a organização

Esse é o ponto principal de toda a organização. Não adianta fazer um plano perfeito, se empolgar no início e depois deixar tudo desandar no caminho.

Organização é um processo contínuo e precisa ser feito a todo momento. Só assim seu consultório pode se manter organizado e passar uma boa imagem para seus pacientes.

Fonte: LaudOnline. Disponível em: http://laudonline.com/blog/8-dicas-para-manter-seu-consultorio-organizado/. Acesso em: 19/05/2021.